Last year, I spent a considerable chunk of my time in the clouds. and I don’t mean daydreaming; I mean literally 30,000 feet up above. and no – I am not a pilot. I travel for business. As a small business executive, time is your most precious asset. Your business travel strategy must be to make each trip count.
Business trips are often expensive and can impact productivity. However, they are necessary.
Optimize your business travels with these simple tips to make sure that you stay on track and make the best of your travels.
Prioritize necessary trips.
As COO of CarBrain I oversee most of the operations and I’m involved in growing our area coverage. Pre-COVID-19, our industry was very much about old-school relationship building. The preferred method for establishing working partnerships was a good old face-to-face meeting and a “test my grip strength” during shaking hands (before shaking hands was possibly fatal).
In total I had close to 30 business trips last year. From St. Louis to Chicago to Las vegas & San Francisco – we were all over the United States.
But not all meetings are created equal. When scheduling business trips, especially now that a new normal emerges, a good idea is to ask yourself: Is meeting face to face an absolute MUST?
There are cases wherein you really need to see how they function to check if they’d be good partners.
What are their operations like?
What are their facilities like?
What are their capabilities like?
What is the working environment?
How is the attitude of the people at the company?
Is the equipment well taken care of?
And so forth…being able to answer these questions is an important decision when looking to make partnership agreements. So, at times, meeting face to face can be an absolute must.
But not all the time. There are instances when a face-to-face meeting should have been a simple Zoom or Microsoft teams call. and sometimes, meetings would have been better as an email!
Given that time is one of your most precious resources, it is important to prioritize only the trips that truly call for your physical presence.
Travel with a purpose!
It’s important to have set objectives for your travels to make sure you remain focused. When your most important human assets spend such a significant amount of time traveling – you need to make every minute count. and that means absolute efficiency.
Before embarking on a trip, it’s critical that you identify your objectives and keep your focus on that. The last thing you want is a trip that turned out pointless. Ask yourself: Which are the most-important key results that I’m after?
This could be signing up a new, large client. This could also be gaining significant exposure at a specific event. Your most important objectives will define what the priorities of your tasks will be.
Because your time is limited, some things will have to be postponed or simply set aside. You may feel the urge to schedule as many meetings as possible while understanding that not all opportunities are equal.
Picture this: Let’s say that your main goal is to sign big Partner, Inc, a firm that could increase your inventory or sales in a big way. You had a great meeting with them last night and they mentioned following up on certain items while you were still in town. On your task list is also a one-hour meeting to review your ad spend’s performance for the last two weeks.
As you’re getting ready for the meeting with your marketing team, big partner gives you a phone call requesting a one-hour block to discuss potential agreement terms. Do you postpone the advertising review in favor of the meeting with big Partner, Inc?
If you’ve lined up your priorities, you know what you need to do: postpone the review with the marketing team, and squeeze in a second unplanned meeting with the potential client.
Having a clearly listed set of priorities will help you remain flexible to ensure that you’re completing the objectives for why you set out the trip in the first place.
Optimize your calendar.
Planning in advance is a critical component of efficient business travel. From itinerary to travel time: we had to account for as many different scenarios as possible. business travel requires careful planning. From the itinerary to business meetings and company operations – being away from the office means that you have to be more exact when it comes to planning and scheduling.
Within each day of the trip, I had to factor in things like:
Business meetings
Time spent in transportation
Managerial tasks
Team meetings
Potential outings with clients during trips
Travel is often synonymous with early mornings and late nights. So the fatigue builds quickly. Both physical and mental. So make sure that you eliminate items that are not essential and be smart when managing your time.
If you can squeeze in an important call while on the ride from the airport to hotel, do so. viIdeen om å holde forretningsfunksjoner i kaffebarer, som har blitt vanlig praksis. Du kan gjøre et jobbintervju eller møte, fysisk eller virtuell, på en Starbucks! Bli komfortabel. Bestill litt god kaffe. og få det til.
Våkne opp tidlig.
I mitt tilfelle betydde det å våkne klokken 04:30 og sove tidlig. Du kan sende ut alle e -postene, angi oppgaver, gjennomgå rapporter, og hvis du er heldig, vil du fortsatt ha nok tid til å treffe treningsstudioet før du kommer på veien.
Å våkne opp tidlig gir deg et forsprang for å oppnå så mye som mulig – ta dette som verdifull tid.
Hold deg på tærne.
Å reise kan være uforutsigbar. Ting vil ikke alltid gå din vei, og dette kan kaste oppgavelisten din for en sløyfe. Vær kreativ og fleksibel, og hold deg på toppen av oppgavene dine.
Tomgangstid mellom møtene? Svar på e -post
.
Flyet ble forsinket? Fangst på ventende oppgaver.
En avtale ble kansellert eller forsinket? Gjennomføre arbeidsanmeldelser og/eller sjekke inn med teammedlemmer.
Klem så mange oppgaver du kan under driftsstansen. Flyturer, bilturer, venter i lobbyer – dette er all tid å gjøre menige oppgaver som å sjekke e -post eller svare på meldinger.
Tiden din er mer restriktiv mens du er borte, og det betyr at du må maksimere hvor effektiv du er med det. Det betyr også at du må være enda mer oppmerksom enn du normalt er.
Reis lett.
Tung bagasje kan være upraktisk og upraktisk. Å vente på innsjekkingsbagasjen tar mye tid. Hvis du trenger å komme deg raskt ut av flyplassen, kan du prøve å ta med bare en bæreveske.
Det er også ganske dyrt. Avhengig av flyselskapet, kan en sjekket pose koste mellom $ 25 og $ 150. For å unngå å bruke unødvendige midler på ekstern bagasje, hopp over bagasjen, og bare pakke det vesentlige i en gjennomføring. Du kan alltid vaske klærne på de fleste hoteller når du kommer til destinasjonen.
Selvfølgelig er det situasjoner når du sjekker inn en større bagasje ikke kan hjelpe. I fjor deltok vi på 12 messer mellom september og midten av desember alene. Dette betydde at vi trengte stativ, bannere, rekvisitter og andre slike ting. Hvis du kan skaffe ut disse varene på destinasjonen, flott! Ellers, finn en måte å minimere kostnadene på.
Bevege deg klokt.
Unngå lange pendler med mindre absolutt nødvendig. Spesielt hvis du er i en tett befolket metro, ettersom muligheten for en slags trafikkblokkering økes. Under reiseruten din, prøv å planlegge møtene dine så nær hverandre som mulig for å gjøre hver tur til den mest effektive den kan være.
Jeg unngår generelt å leie et kjøretøy med mindre det er absolutt nødvendig. Min go-to Transportation Service er for det meste Lyft. De fleste sjåfører jobber generelt med begge selskaper, og i gjennomsnitt – etter min erfaring, har Lyft en tendens til å være 25% billigere enn Uber, i det minste her i USA.
For å leie et kjøretøy vil jeg vanligvis gå med Alamo. Jeg har funnet at disse er de billigste og mest pålitelige tjenestene for når jeg trenger å komme meg rundt.
Kombiner reise fordeler.
Reiselønninger er en enkel måte å minimere reiseutgiftene på. Vanligvis får du dem ved å bruke et kredittkort som belønner deg i poeng du kan legge til å betale for forskjellige reiselaterte utgifter, inkludert hotell, leiebiler og flybilletter.
Avhengig av kredittkortselskapet, kan du få tilgang til noen bemerkelsesverdige belønninger og spare hundrevis, om ikke tusenvis av dollar når du reiser. Ulike kort tilbyr forskjellige typer belønninger, mengder poeng og gebyrer. For eksempel kan ett kort tilby fire ganger poengene på restauranter og tre ganger poengene når du bestiller med flyselskaper, mens et annet vil gi deg mer enn ti ganger poengene på visse hoteller.
Det er så mange forskjellige alternativ for reisekreditt. Hvis du ser alvorlig på å spare penger under reise (og bli belønnet for det), er reiselønninger veien å gå.
Ikke glem å ha det gøy.
Så langt har denne artikkelen handlet om arbeid, arbeid, arbeid. Det er selvfølgelig nøyaktig poenget med forretningsreiser i utgangspunktet. Men hvis det viser seg at du har litt fritid, kan du dra nytte av det for å oppleve destinasjonen.
Det trenger ikke alltid å være en bymyndighetsturné eller et flott vilt eventyr. Noen ganger kan du fremdeles få kontakt med et sted ved å prøve kjøkkenet, smake på lokal vin, se på solnedgangen eller treffe spaet etter en lang dags arbeid. Å klemme inn litt moro vil få deg til å sette pris på forretningsreiser mer og vende deg bort fra å brenne ut. Hvis du har gjort alle oppgavene du reiste for uansett, bruk den ekstra tiden til å skjemme bort deg selv.
Totalt sett handler det om å opprettholde en balanse mellom å sikre at reisene dine er produktive og ta pleie av deg selv.
Jeg håper denne artikkelen fungerer som en nyttig ressurs for de som reiser på jobb og hjelper deg å forstå hvordan du kan administrere turene dine til å være de mest produktive de muligens kan være.
Om forfatteren: Marcin Ladowski er COO til Carbrain.com. En seriell gründer, han er opptatt av å finne innoverende måter å BRIDGE -teknologi, markedsføring og driftsside av virksomheten. Han er også en verdensreisende, som har utforsket Mellom- og Sør -Amerika, og snakker tre språk.
2020 • 7 • 13
Flere tips på YouTube ⬇
Relaterte innlegg:
Hvordan bestille billige flyreiser med hell
Topp 10 største reise -buzzkills og hvordan du kan unngå dem
Budsjetttips: score hotellrom for mindre med romfartsreiser
10 praktiske tips jeg skulle ønske jeg fulgte før jeg begynte å reise
Hvordan bestille trygge flyplassoverføringer med Kiwitaxi
Hvordan pakke for forskjellige campingsteder
6 kreative måter å vise frem de beste reisebildene dine hjemme
9 ting jeg skulle ønske jeg visste da jeg var en nybegynner: Airport Edition
Leave a Reply